As Notas Fiscais são documentos fiscais (DFes) emitidas para formalizar e registrar transações de empresas comerciais e prestadoras de serviços. Elas servem como comprovante legal da operação e são essenciais para fins contábeis, fiscais e tributários, além de representar segurança legal e jurídica para empresa.

Assim, não é só necessário como é obrigatório que empresas estejam em dia com suas emissões, armazenamento e organização dos respectivos documentos fiscais.

Embora existam diversos tipos de documentos fiscais, cada um com suas particularidades, este artigo ajudará você a compreendê-los em detalhes.

Em suma, as notas fiscais, principais tipos de DFes, são documentos emitidos para comprovar uma operação comercial. Além disso, são utilizados para registrar e cobrar impostos.

Outros tipos de DFes (documentos fiscais), envolvem cupons fiscais, recibos, cartas e notas de correção, entre outros.

Assim, os DFes apresentam diversas informações sobre a venda ou prestação de serviço, como a descrição dos produtos ou serviços adquiridos, o valor total da compra e o valor dos impostos cobrados.

Por conta disso, notas e outros documentos fiscais tornam-se essenciais para qualquer empresa, além do próprio consumidor, porque servem como uma prova da transação e, também, para fins fiscais.

Porque notas fiscais e DFes são importantes

A importância dos documentos fiscais se dá pelo fato deles serem responsáveis por uma série de registros, garantindo a autenticidade e regularidade da venda ou prestação de serviço. Ou seja, através deles uma empresa se mantém em dia com o Fisco.

Por conta disso, todo empreendimento formal precisa utilizá-los e armazená-los corretamente. Lembrando que, para cada documento, as regras e condições podem variar.

Dessa forma, os documentos fiscais funcionam como prova das transações comerciais e permitem ao governo rastrear o fluxo de renda e impostos devidos.

Além disso, eles fornecem proteção aos compradores e vendedores, garantindo que as obrigações fiscais sejam cumpridas e evitando fraudes fiscais.

Quais os tipos de DFes

Primeiramente, os documentos fiscais não são inteiramente padronizados. Por isso, há vários tipos de modelos de documentos fiscais, como:

• Notas fiscais;
• Recibos;
• Cartas de correção;
• Cupom fiscal.

Cada modelo é utilizado em diferentes situações, variando pelo tipo de empresa e atividade realizada.

Abaixo, você pode acompanhar um pouco mais sobre cada tipo de documento, quando deve ser utilizado e quais os cuidados a se tomar.

Notas fiscal de produto eletrônica (NF-e)

A nota fiscal de produto é o tipo de documento mais comumente utilizado. Ela envolve boa parte das operações de venda intra e intermunicipal, e é obrigatória sempre que uma venda tem incidência de ICMS.

Ela substitui as antigas notas de papel de modelo 1 e 1A, e vem junto ao característico DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal), que é sua representação gráfica.

Assim, deve-se utilizá-la em operações de compra e venda de mercadorias, importações e exportações, operações interestaduais ou quando uma mercadoria é transferida entre estoques.

Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

A nota fiscal do consumidor foi implementada para substituir o cupom fiscal e a nota do tipo 2, sendo utilizada por varejistas que vendem diretamente ao consumidor final, como lanchonetes, mercados, padarias, lojas de roupas, entre outras.

Ela também possui um DANFE, mas que, além de possuir um código QR, é menor e com apenas as principais informações da venda e do emitente.

A NFC-e serve para comprovar a aquisição do consumidor, bem como os valores pagos pelo item em questão. Com isso, ela ajuda tanto no controle fiscal, quanto na facilitação do registro de venda.

Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)

A nota fiscal de serviço é utilizada por profissionais que ofertam serviços onde há a incidência do ISS (Imposto Sobre Serviços).

Dessa forma, seu modelo fica a cargo de cada município. Porém, há um projeto em vigência com o objetivo de padronizar as notas de serviço nacionalmente, facilitando tanto a emissão quanto a fiscalização desse documento.

Para emiti-la, é necessário solicitar uma Inscrição Municipal na prefeitura.

Nota fiscal avulsa (NFA-e)

A nota fiscal avulsa é um documento voltado para quem efetua vendas sem a necessidade de emitir notas fiscais frequentemente.

Ela é mais simples de preencher e possui menos exigências. Porém, não deve ser utilizada de forma contínua.

Conhecimento de Transporte Eletrônica (CTe)

O CTe é uma nota emitida sempre que houver contratação de um serviço de transporte de carga, seja aéreo, rodoviário, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.

Assim, este documento fiscal registra e identifica o que está sendo transportado, bem como o remetente e destinatário da carga.

Com isso, ele se torna obrigatório tanto para a liberação da carga, quanto para a fiscalização da transação em si.

Manifesto de carga eletrônico (MDF-e)

Similarmente ao CTe, o MDFe registra, fiscaliza e identifica os serviços de transporte de carga, independentemente da modalidade da transportadora.

Porém, o que o difere do CTe é que ele deve ser emitido sempre que o transporte for interestadual, ou seja, de um estado ao outro.

Por isso, enquanto um trajeto pode possuir vários CTe para diferentes pontos, o MDFe agrupa todos os CTe e suas informações em um mesmo documento fiscal.

Cupom fiscal

Com função muito similar a nota fiscal do consumidor, o cupom fiscal é um documento gerado pelo Emissor de Cupom Fiscal (ECF), que registra um resumo da transação comercial.

Assim, as informações contidas no cupom são sempre do contribuinte, sem quase nenhum dado do cliente.

No entanto, é bom saber que o cupom fiscal tem caído em desuso, sendo substituído em muitos estados pela Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e), também utilizado no varejo.

Carta de correção (CC-e)

A CC-e, ou carta de correção de nota fiscal, é um documento utilizado para corrigir algumas informações preenchidas incorretamente durante a emissão da nota fiscal.

Na grande maioria das vezes, a carta é usada quando o erro é percebido após o período de cancelamento da nota fiscal, que costuma ser de até 24h.

No entanto, é bom saber que existe um prazo para utilizar a carta de correção: até 30 dias após a emissão da nota fiscal. Após esse período, não será possível utilizar a CC-e.

Consulte em nossas publicações um artigo completo sobre Carta de Correção.

Nota fiscal complementar

A nota fiscal complementar é um DFe corretivo, utilizado quando a nota fiscal é emitida com erro e, passado o prazo, não pode mais ser cancelada.

Nesses casos, a nota fiscal complementar é uma alternativa que serve para corrigir as notas fiscais eletrônicas com erros.

Com isso, considerando-se que ela serve como uma extensão da nota anterior, é preciso atentar-se ao seu preenchimento das informações corretas e o mais assertivas possível.